اعضای هیات علمی پیمانی، قراردادی و طرح سربازی موظف‌اند دو ماه پیش از اتمام قرارداد، درخواست تمدید قرارداد خود را به همراه فرم تکمیل شده و مستندات مربوطه، به مدیر گروه تحویل دهند. 

و همه متقاضیان (به‌جز آن‌ اشخاصی که سال اول درخواست تمدید قراردادشان است) همزمان در سامانه بهستان (گلستان سابق) گروه‌بندی تمدید قرارداد را انجام دهند. دانشکده پس از امتیازدهی به گروه‌بندی انجام شده و تایید نهایی درخواست بهستان عضو هیات‌علمی توسط رییس دانشکده درخواست را به مدیریت امور هیات علمی ارسال می‌نماید.

اصل همه مدارک فیزیکی که امضای اصل دارند نیز به دفتر تمدید قرارداد در مدیریت امور هیات علمی ارسال شود.

یادآوری می شود اطلاعات لازم در خصوص فرآیند تمدید قرارداد، فعالیت‌های موثر در تمدید و حداقل امتیازات لازم، در «شیوه‌نامه تنظیم فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی، اجرایی و تمدید قرارداد استخدامی اعضای هیات‌علمی پیمانی» ذکر شده است.